Цели и задачи проекта
Основная цель проекта – это полное исключение внутреннего документооборота в компании. Вся документация (запросы справок, отпусков, повышения зарплат, выдачи корпоративных инструментов (номера, оборудование, транспорт, ГСМ), запросы на трудоустройства, увольнения и т.п. должны быть оцифрованы и автоматизированы в «Битрикс24». Автоматизация и контроль выполнения задач сотрудниками компании (холдинг и две дочерние компании).
Выполненные работы
РЕШЕНИЯ
Бизнес-процессы
На сегодняшний день реализованы запросы руководителям отделов и HR. На главной странице портала (Новости) в пункте «Процессы» (переименован в пункт «Запросы HR), реализованы все запросы, которые направляются документально внутри компании. Это позволяет исключить бумажный вариант отправки запросов. Например, если раньше, чтобы запросить отпуск в компании, сотруднику приходилось писать заявление, подписывать заявление у руководителя отдела, далее руководитель относил заявление в HR отдел и после полного согласования отпуска сотрудник получал письменно одобрение заявления либо отказ. На сегодняшний день сотрудник в запросах выбирает нужный пункт, заполняет поля и направляет запрос. На руководителя отдела, в котором работает сотрудник, ставится задача на согласование запроса. Руководитель, в случае одобрения запроса, ставит галочку (в качестве подписи) и изменяет стадию. В этот момент у задачи меняется ответственный в зависимости от типа запроса и от того в какой из дочерних компаний работает сотрудник. При согласовании запроса сотрудник получает подтверждение, и задача считается успешно завершенной. Также руководитель отдела и вышестоящие в цепочке сотрудники и руководители могут отклонить запрос либо с указание причины, либо без такового. В этом случае сотрудник получает уведомление об отказе с причиной либо без.
Подобным образом реализованы все внутренние запросы в компании.
Все запросы формируют задачи с соответствующей тематикой в группе HR, где первое согласование проводит руководитель сотрудника и в случае его утверждения запрос передается сотруднику HR, который решает вопросы связанные с запрашиваемой тематикой.
В случае принятие положительного или отрицательного решения сотрудник получит уведомление.
Учет рабочего времени
С портала удалена кнопка начала рабочего дня. Сотрудники компаний не смогут начинать, завершать и редактировать рабочий день вручную. Для учета рабочего времени портал заказчика интегрирован с турникетной системой посещаемости. Когда сотрудник проходит турникет с утра (в начале рабочего дня с 9 часов утра и с возможной погрешностью в 15 минут) и прикладывает свою ключ-карту к турникету, в базе данных турникета фиксируется запись о том, что данный сотрудник находится в здании. В этом случае в Битрикс24 начинается рабочий день сотрудника, и в поле «Статус» появляется значение «На рабочем месте». Если сотрудник покидает здание в интервал обеденного времени (с 13:00 до 14:00), в поле появляется значение «Обед» («Перерыв»). Разрешенная погрешность 30 минут. Если сотрудник покидает офис не в обеденное время, в поле фиксируется значение «На выезде». В конце рабочего дня, с разрешенной погрешностью в 30 минут, в Битрикс24 фиксируется завершение рабочего дня. Если же сотрудник не вернулся в офис после перерыва или после выезда, то его рабочий день завершается автоматически, а в учете рабочего времени появляется запись о том, что рабочий день был завершен без участия сотрудника.
QR-код в карточках сотрудников
В карточках сотрудников (профиль) при вводе контактных данных (ФИО, почта, телефон мобильный, телефон рабочий, компания, отдел) генерируется QR-код, который позволяет создать в мобильном устройстве карточку сотрудника в формате V-Card. При изменении данных код моментально автоматически перегенерируется.
Мобильное отображение карточки по итогу скана QR-кода.
Также в профилях сотрудников, посредством интеграции с 1С, вносится информация о зарплате (полученный аванс и остаток выплат в текущем месяце), а также об отгулянном отпуске и оставшемся сроке отпуска, который положен сотруднику.
Синхронизация с AD
Произведена синхронизация с AD сервером заказчика, что позволяет сотрудникам входить на портал под своей корпоративной учетной записью. В случае регистрации нового сотрудника, учетная запись для него создастся в Битрикс24 автоматически.
Раздел «Предложения»
На смарт-процессах разработан отдельный раздел «Предложения», где каждый сотрудник может создать предложение, направленное на развитие компании (например, создание нового отдела, должности, создание новой системы мотивации и т.п.). Данный раздел имеет свою воронку, за каждый этап которой отвечает соответствующий руководитель компании, который уполномочен утверждать или отклонять подобные предложения. Аналитика данного раздела позволяет просматривать сколько и какие предложения создают сотрудники и с каким итогом они одобряются и отклоняются, а также процент принятых и отклоненных предложений.
Интерактивная карта офиса
В структуру компании добавлена карта офисного здания, на которой можно просмотреть на каком этаже/корпусе находится тот или иной отдел компании и сотрудники этого отдела, сколько рабочих мест занято, какие из них в сети и сколько штатных мест свободно.
Каждый этаж кликабелен и меняет изображение в зависимости от этажа. В дальнейших планах, на втором этапе, заменить графику на полноценное приложение с возможностью удаления и добавления стен, а также с отображением аватарок сотрудников в отделах в зависимости от их нахождения на рабочем месте.
Приветственное видео
На главной странице портала размещено приветственное видео, которое видят все новые сотрудники. В видео содержится презентация компании и информация о основной деятельности: чем занимается компания, сколько лет, каких успехов достигла и какие планы на будущее развитие.
